2. Datenschutzerklärung / Privacy Notice

2.1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website und – soweit nachfolgend beschrieben – VivaStage ist:

Christoph Glodecki
VivaStage – Realistische Prüfungssimulation
[[STRASSE UND HAUSNUMMER]]
9473 Gams
Schweiz
E-Mail: contact@vivastage.ch

2.2 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Datenbearbeitung beim Besuch der VivaStage-Website, bei Kontakt-, Kauf-, Lizenz- und Supportvorgängen sowie die für den Nutzer wesentlichen Datenflüsse der Windows-Software VivaStage.

VivaStage ist im Kern eine lokal ausgeführte Desktopsoftware. Daten, die ausschließlich auf dem Rechner des Nutzers verarbeitet werden und auf die der Anbieter keinen Zugriff erhält, werden nicht allein dadurch zu vom Anbieter bearbeiteten Daten. Der Nutzer bleibt für seine eigenen Inhalte, Aufnahmen und die zulässige Verarbeitung von Daten anderer Personen verantwortlich.

2.3 Grundsätze und Zwecke

Personenbezogene Daten werden nur bearbeitet, soweit dies für einen angegebenen Zweck erforderlich ist. Wesentliche Zwecke sind:

• sicherer und technisch funktionsfähiger Betrieb der Website;
• Bearbeitung von Anfragen und Supportfällen;
• Anbahnung, Abschluss und Durchführung von Verträgen;
• Zahlungsabwicklung und gesetzlich erforderliche Buchführung;
• Lieferung, Aktivierung, Verwaltung und Schutz von Softwarelizenzen;
• Missbrauchs-, Betrugs- und Sicherheitsprävention;
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung je nach Vorgang insbesondere auf die Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen am sicheren und wirtschaftlichen Betrieb sowie – wo erforderlich – eine Einwilligung. Zwingende Rechte nach dem Schweizer Datenschutzgesetz und anwendbarem europäischen Datenschutzrecht bleiben unberührt.

2.4 Besuch der Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf der Website kann der Hosting-Provider technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeiten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, Referrer, Browser-/Betriebssystemangaben, übertragene Datenmenge sowie Status- und Fehlermeldungen. Diese Daten dienen der Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen.

Hosting-Provider: [[NAME UND ANSCHRIFT DES HOSTERS]]
Server-/Verarbeitungsstandort: [[LAND/REGION]]
Reguläre Speicherdauer der Serverlogs: [[DAUER]]

2.5 Cookies, lokale Speichertechnologien und Reichweitenmessung

Die Website V1 setzt keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Pixel ein. Webfonts werden lokal bereitgestellt. Nicht notwendige externe Inhalte werden nicht ohne vorherige Nutzeraktion geladen.

Soweit technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt werden, dienen sie ausschließlich Funktionen wie Sicherheit, Spracheinstellung, Warenkorb, Sitzungssteuerung oder Checkout. Einzelheiten sind vor Liveschaltung anhand der tatsächlich eingesetzten Technik zu ergänzen:

[[COOKIE-/LOCAL-STORAGE-TABELLE ODER „DIE REINE INFORMATIONSWEBSITE SETZT DERZEIT KEINE COOKIES.“]]

Werden später Analytics, eingebettete Videos, Marketing-Pixel oder andere nicht notwendige Dienste ergänzt, wird diese Erklärung vor deren Aktivierung aktualisiert und – soweit erforderlich – eine wirksame Auswahl-/Einwilligungslösung implementiert. Ein Cookie-Banner darf nicht als bloße Dekoration eingesetzt werden; seine Auswahl muss der tatsächlichen Technik entsprechen.

2.6 Kontakt und Support

Bei einer Kontaktaufnahme bearbeiten wir die übermittelten Angaben, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Nachricht, Bestell-/Lizenzreferenz und technische Angaben. Wir verwenden diese Daten zur Bearbeitung der Anfrage, zur Vertragsdurchführung, zur Fehleranalyse und – soweit erforderlich – zur Dokumentation.

Kontaktweg/E-Mail-Dienstleister: [[PROVIDER UND VERARBEITUNGSLAND]]
Kontaktformular-Provider, falls vorhanden: [[PROVIDER ODER „KEIN EXTERNER PROVIDER“]]
Reguläre Aufbewahrung: Anfragen ohne Vertragsbezug [[DAUER]]; vertrags-, steuer- oder beweisrelevante Kommunikation nach den anwendbaren gesetzlichen Fristen.

Bitte übermitteln Sie bei Supportanfragen nur die Daten, die für die Bearbeitung erforderlich sind. Fragen-/Antwortdatenbanken, Aufnahmen, Protokolle oder Screenshots können personenbezogene oder vertrauliche Inhalte enthalten. Solche Dateien werden nur bearbeitet, wenn der Nutzer sie selbst für den Support bereitstellt.

2.7 Kauf, Zahlung und Lieferung

Bei einem Kauf bearbeiten wir insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten, bestellte Edition, Lizenzart und -dauer, Preis, Währung, Steuerinformationen, Zahlungsstatus, Bestellzeitpunkt sowie Liefer-/Aktivierungsinformationen.

Shop-/Checkout-Anbieter: [[ANBIETER ODER „EIGENER CHECKOUT“]]
Zahlungsanbieter: [[ANBIETER]]
Merchant of Record/Verkäufer gegenüber dem Kunden: [[VIVASTAGE-BETREIBER / ANBIETER]]
Verarbeitungsländer und Datenschutzhinweise: [[ANGABEN UND LINKS]]

Vollständige Zahlungsdaten wie Kreditkartennummern werden grundsätzlich durch den ausgewählten Zahlungsanbieter verarbeitet und nicht im Klartext bei VivaStage gespeichert, sofern der reale Checkout dies bestätigt. Steuer- und Geschäftsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

2.8 Lizenzierung und Gerätebindung

Zur Aktivierung und Verwaltung einer VivaStage-Lizenz können folgende Daten verarbeitet werden:

• Lizenz-ID und Lizenztyp;
• Edition und Lizenzdauer;
• pseudonymisierte oder gehashte Gerätekennung;
• Aktivierungs-, Reaktivierungs- und Sperrstatus;
• für die Vertragserfüllung erforderliche Kundendaten;
• Zeitpunkt, Version und technische Statusinformationen der Aktivierung.

Die konkrete Erzeugung der Gerätekennung, die tatsächlich übertragenen Felder, der Empfänger und die Speicherfristen sind vor Veröffentlichung anhand der finalen Releaseversion einzutragen:

Aktivierungsdienst/Empfänger: [[ANGABE]]
Geräte-ID-Verfahren: [[DATENSPARSAME BESCHREIBUNG]]
Speicherdauer: [[DAUER]]
Verarbeitungsort: [[LAND/REGION]]

Die Gerätekennung soll der Lizenzzuordnung und Missbrauchsprävention dienen, nicht der allgemeinen Verhaltensbeobachtung.

2.9 Lokale Datenverarbeitung in VivaStage

VivaStage verarbeitet – abhängig von den verwendeten Funktionen – lokal insbesondere:

• eigene Fragen, Antworten, Datenbanken und Kartenbilder;
• Audio- und Videoaufnahmen;
• Mikrofon- und Kameradaten während Aufnahme oder Vorschau;
• Prüfungsverläufe, Selbstbewertungen und Lernfortschritt;
• Einstellungen, Protokolle und technische Statusdaten;
• lokale Transkriptionen und semantische Vergleiche.

Kundendaten werden nach aktuellem Produktstand insbesondere unter Dokumente\VivaStage, %LOCALAPPDATA%\VivaStage und %APPDATA%\VivaStage gespeichert. Die tatsächlichen Pfade können je nach Version und Windows-Konfiguration abweichen.

Der Anbieter erhält auf diese lokalen Daten keinen automatischen Zugriff. Der Nutzer entscheidet über Inhalt, Aufnahme, Aufbewahrung, Sicherung und Löschung. Eine Deinstallation kann nutzerbezogene Ordner oder selbst angelegte Inhalte unberührt lassen; Löschhinweise sind im Handbuch bereitzustellen.

2.10 Mikrofon-, Kamera-, Audio- und Videoaufnahmen

Mikrofon und Kamera werden nur für vom Nutzer aktivierte Funktionen verwendet. VivaStage darf Aufnahme oder Vorschau nicht heimlich starten. Der Nutzer muss sicherstellen, dass aufgenommene Personen informiert wurden und eine erforderliche Zustimmung oder andere Rechtsgrundlage vorliegt.

Audio- und Videoaufnahmen werden lokal gespeichert und nicht automatisch an OpenAI, ElevenLabs, xAI oder andere Cloud-TTS-Anbieter übertragen. Der Anbieter erhält sie nur, wenn der Nutzer sie etwa im Rahmen einer Supportanfrage bewusst übermittelt.

2.11 Offline-Sprachausgabe

Bei der lokalen Piper-Sprachausgabe wird der zu sprechende Text auf dem Rechner verarbeitet. Für diese reine Offline-Ausgabe wird der Text nicht an einen Cloud-TTS-Anbieter übertragen. Welche Sprachmodelle in einer Releaseversion enthalten sind, ergibt sich aus der Produktdokumentation und den Drittanbieterhinweisen.

2.12 Optionale Cloud-Sprachausgabe und eigene API-Keys

VivaStage kann auf Wunsch des Nutzers Text an OpenAI, ElevenLabs oder xAI übertragen, um Sprachausgabe zu erzeugen. Übertragen wird der für die Anfrage erforderliche Text sowie technisch notwendige Metadaten; lokale Audio-/Videoaufnahmen, Prüfungsverläufe und vollständige Datenbanken werden nicht automatisch übertragen.

Der Nutzer stellt den API-Key und das jeweilige Anbieter-Konto selbst bereit. API-Keys werden nach aktuellem Produktstand im Windows Credential Manager gespeichert und nicht an den VivaStage-Betreiber übermittelt. Nutzung, Kosten, Verfügbarkeit, Aufbewahrung und weitere Verarbeitung richten sich auch nach den Einstellungen und Bedingungen des ausgewählten Anbieters:

• OpenAI API: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data und https://openai.com/policies/services-agreement/
• ElevenLabs: https://elevenlabs.io/terms-of-use-eu und https://elevenlabs.io/privacy-policy
• xAI: https://x.ai/legal/terms-of-service-enterprise und https://docs.x.ai/developers/faq/security

Bei OpenAI können API-Abuse-Monitoring-Logs nach der offiziellen Dokumentation standardmäßig bis zu 30 Tage gespeichert werden; Zero Data Retention oder geänderte Monitoring-Einstellungen sind nur für berechtigte bzw. freigeschaltete Kunden verfügbar. Bei xAI werden API-Anfragen und Antworten nach der offiziellen Dokumentation standardmäßig 30 Tage gespeichert, sofern kein Zero-Data-Retention-Modus greift. ElevenLabs regelt die Verarbeitung nach Kontotyp, Einstellungen und seinen jeweils aktuellen Bedingungen. Nutzer sollten deshalb keine Daten Dritter oder besonders schützenswerte Inhalte an einen Cloud-Anbieter übermitteln, sofern ihnen dafür keine ausreichende Berechtigung und geeignete Konfiguration vorliegt.

2.13 Empfänger und Auftragsbearbeiter

Je nach tatsächlicher Nutzung können Daten an folgende Kategorien von Empfängern gelangen:

• Hosting-, E-Mail-, Support- und IT-Sicherheitsdienstleister;
• Shop-, Zahlungs-, Rechnungs- und Steuerdienstleister;
• Lizenzierungs-/Aktivierungsdienstleister;
• vom Nutzer selbst ausgewählte Cloud-TTS-Anbieter;
• Behörden, Gerichte oder Berater, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Rechtsdurchsetzung notwendig ist.

Eine finale Liste der im Verantwortungsbereich des VivaStage-Betreibers eingesetzten Dienstleister ist vor Liveschaltung einzutragen: [[PROVIDERLISTE]].

2.14 Bekanntgabe ins Ausland

Einzelne Dienstleister können Daten außerhalb der Schweiz oder des EU/EWR-Raums bearbeiten. Solche Übermittlungen erfolgen nur unter den anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen, beispielsweise aufgrund eines anerkannten angemessenen Datenschutzniveaus, geeigneter Datenschutzklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme. Der vom Nutzer eigenständig ausgewählte Cloud-Anbieter und dessen Konto-/Regionseinstellungen können den Verarbeitungsort mitbestimmen.

2.15 Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten, die Vertragserfüllung, Sicherheit oder die Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Konkrete Fristen für Serverlogs, Kontaktfälle, Bestellungen, Lizenzdaten und Supportunterlagen sind vor Liveschaltung in den jeweiligen Abschnitten zu ergänzen.

Lokal gespeicherte App-Daten werden durch den Nutzer verwaltet. Die Software soll für relevante Datenarten verständliche Export-, Speicher- und Löschhinweise bereitstellen.

2.16 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko entsprechen. Dazu gehören je nach System insbesondere Zugriffsbeschränkung, Transportverschlüsselung, sichere Speicherung von Zugangsdaten, Datensparsamkeit, Updates, Protokollschutz und kontrollierte Supportprozesse. Kein System kann vollständige Sicherheit garantieren.

2.17 Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können nach Maßgabe des anwendbaren Rechts insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch verlangen. Soweit die DSGVO gilt, können außerdem Rechte auf Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung und Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde bestehen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der vorherigen Bearbeitung nicht.

Anfragen sind an contact@vivastage.ch zu richten. Zur Vermeidung unbefugter Auskünfte kann ein geeigneter Identitätsnachweis erforderlich sein.

Zuständige Schweizer Aufsichtsbehörde: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), https://www.edoeb.admin.ch/

2.18 EU-/EWR-Bezug

Die DSGVO ist nicht allein deshalb anwendbar, weil eine Website aus der EU erreichbar ist. Vor einer gezielten Vermarktung an Personen in der EU/EWR ist gesondert zu prüfen, ob die Voraussetzungen ihres räumlichen Anwendungsbereichs erfüllt sind und ob ein Vertreter nach Art. 27 DSGVO benannt werden muss. Zwingende Rechte von Verbrauchern und betroffenen Personen an ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort bleiben vorbehalten.

EU-Vertreter, falls erforderlich: [[NAME, ANSCHRIFT UND KONTAKT / „DERZEIT NICHT BESTELLT; VOR EU-LAUNCH ZU KLÄREN“]]

2.19 Aktualisierung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Website, Checkout, Lizenzierung, Cloud-Dienste oder Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die veröffentlichte Fassung mit Versionsdatum.

Stand:[[DATUM DER FINALEN FREIGABE]]